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Stars Foundation invests in organisations and ideas that transform the lives of disadvantaged children and their communities globally.

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From Winner to Panelist

Posted by: Emma on 21 Dec 2016
in Blog

Sara Maria Cifuentes Ramseyer is Fundraising and Development Manager at 2015 Impact Award winner Asociación Taller de los Niños (TANI), which provides education and support for families, premature babies and young children in Peru. TANI works to change the perception of underage mothers, giving them the support they need to rebuild their confidence and continue their education.

A communications professional, Sara specialises in social work management, developing strategies for institutional strengthening and management and generating inter-institutional partnerships working to support vulnerable populations.

This blog has been translated into English from the original Spanish, which is also posted below.
 

I was introduced to Stars Foundation last year while participating in the 2015 Stars Impact Awards. I was struck by the Stars Foundation team's analytical capabilities, their skill in selecting organisations and the vision with which they approached their work. This was why, when they asked me to be part of the selection process for the same award in 2016, I didn’t hesitate for a second. But to understand my enthusiasm, I need to skip back to 2015 and tell you the whole story.

In March 2015, Taller de los Niños, the organisation I am part of, was nominated to apply for a Stars Impact Award. It was an 8-month-long process from answering the initial questions and submitting the first details until receiving the call confirming that we would be awarded along with other outstanding organisations in Latin America. Those were a marvellous 8 months for us because the act of researching and preparing the information allowed us to discover elements which hadn’t previously been so visible; we reflected not only on what we were doing but how we were doing it and how we could do it better.

The months that followed the award then enabled us to strengthen this introspection and reflection and to be much clearer in the way we set about it. At the same time, it allowed us to understand that this was a never-ending process, one that should become part of us and the way our organisation continually improves and grows.

From this perspective, being on the panel for the 2016 Stars Impact Awards was a unique opportunity to gain an insight into how this process that had strengthened us so much on an organisational and human level worked from the inside. I had previously had similar experiences; however, given our close link with the award, this was a special opportunity and a richer one in terms of content and process. Sitting on the panel and contributing from my experience of applying and developing the benefits of the award was interesting and proved very useful to the other panellists.

Beginning Shortlisting

I enthusiastically received the first evaluation documents from the candidate organisations. I remember them arriving in stages according to which countries had already hosted their assessment visits and according to the work the consultants had undertaken with these organisations. Before I received them, I wasn’t very sure what the documents would look like. Last year, when we went through the application process, we only filled out an online document with the requested information and the other documents comprised of the analysis of the visits and phone calls we received, so we didn’t really know what it was that they were observing or looking for. I recall we asked our consultant at several points what exactly it was that she was observing and writing and she just answered, “everything,” giving no further specifics.

When I received the document pack, I more clearly understood how they had sourced the information and it also allowed me to understand what the process had been like for each of the new organisations applying for the 2016 awards. I tried to imagine each of them hosting a consultant and I also understood where the information might have stemmed from. Having those documents allowed me to understand the process, the aspects they were evaluating and those which therefore needed to be considered when performing the review much more clearly.

There weren’t any precise instructions on how to review the documents. Personally, I reviewed them from my own experience of how the award is implemented and operates. Each time that I read about a new organisation, I asked myself, “What ability do they have to improve and strengthen?”, “How important is it currently for them to develop?” or “Will they have the team and the capacity to do it in the next two years?” These were all questions which we at TANI asked ourselves a year ago and which were vital to us deciding whether we could cope with the responsibility of this award.

Panel Day

On my flight from Lima to London to attend the panel, I organised all the information about the organisations that I had in my head into some simple tables which enabled me to recall the information quickly, firstly by theme, then simply by summarising, and finally I made two columns: one with all the positive qualities and the other with negative aspects or queries. I wasn’t sure what the panel format would be and I wanted to be ready to contribute as constructively as possible.

The day of the panel was fantastic. Each member was there because they were an expert on a particular topic - from monitoring to finances, human resources to community engagement in social programmes. Every aspect was taken into account. The discussion began by taking each application and doing the same thing I had done a few days beforehand on the plane - a list of pros and cons. We had to be meticulous, asking ourselves if they were really outstanding organisations and also if the award was actually going to have an impact on their future and the way they implemented their strategies.

It wasn’t only a day of a lot of contributing but also a lot of learning: learning to see the different elements of an organisation as a whole and never in isolation, always remembering that the organisation is more than its outcomes, and that the way it does things, the people it involves and how clear its objectives are, all need to be taken into account. This experience, which allowed us to select incredible organisations in Latin America, also allowed me to recall the enormous responsibility that those of us who work in the development field shoulder to always do the best possible, not just through our actions but also in the way we work, and the way in which we build our organisations.

I hope that the new organisations joining the award this year can develop as much as I feel we ourselves have done and that they discover just as we did a year ago that working to a strategy and plan is essential to becoming better in the future.

 

Del Ganador al Panelista

El año pasado, conocí a Stars Foundation durante el Premio Impact Stars Award 2015. Me impactó muchísimo su capacidad de análisis, de selección de organizaciones y la visión con la cual veían su trabajo. Es por ello que cuando se me propuso participar en el proceso del mismo premio en el 2016, no dude en aceptar ni un segundo. Pero para entender mi entusiasmo, debo retroceder al 2015 y contar un poco la historia.

En marzo del 2015, la organización en la cual participo, Taller de los Niños, fue propuesta para  participar en el Premio Impact Stars Award. Fue un proceso de 8 meses entre las primeras preguntas e informaciones entregadas, hasta la llamada que confirmaría que nos daban el premio junto con otras organizaciones sobresalientes de América Latina. Estos 8 meses, para nosotros, fueron maravillosos dado que la búsqueda misma de la información y la preparación de esta nos iban permitiendo descubrir aspectos que habían sido poco visibles previamente, íbamos reflexionando no solo sobre lo que hacíamos, sino como lo hacíamos y como podríamos mejorarlo. Los meses que siguieron al premio nos permitieron además fortalecer aún más esta mirada y reflexión, ser mucho más claros en la forma de plantearla, y al mismo tiempo permitirnos entender que este era un proceso que no tenía un punto final, sino debía convertirse en parte de nosotros y de nuestra forma de mejorar y crecer de forma permanente.

En ese sentido, participar en el Panel para el Impact Stars Award 2016 era una oportunidad única para poder conocer como funcionaba este proceso, que a nosotros nos fortaleció tanto a nivel organizacional y humano, de forma interna.  Había participado en ocasiones anteriores en experiencias similares, no obstante, dada la cercanía que tenía con este premio, esta era una oportunidad particular, mucho más rica a nivel de contenido y de proceso. Participar y aportar desde mi experiencia aplicando y desarrollando los beneficios del premio era interesante y podía ser muy útil para otros panelistas.

El inicio de la revisión de los documentos

Recibí los primeros documentos de evaluación de las organizaciones con mucho entusiasmo. Recuerdo que iban llegando poco a poco, de acuerdo a los países que ya habían recibido las visitas y al trabajo que estaban haciendo los consultores con esas organizaciones. Antes de recibirlos, no tenía claro como eran los documentos necesariamente. El año pasado, cuando nos tocó a nosotros el proceso de postulación, solo llenamos un documento virtual con informaciones solicitadas, los otros documentos fueron el análisis de las visitas y de las llamadas, por lo cual no sabíamos con claridad que era lo que estaban observando o verificando. Recuerdo aún que en varias oportunidades le preguntamos a nuestra consultora que era exactamente lo que estaba observando y escribiendo, y ella solo nos contestaba: “a ustedes”, sin nada especifico.

Cuando recibí el conjunto de documentos entendí con mayor claridad como se había buscado la información y me permitió entender también como había sido el proceso para cada una de las nuevas organizaciones que postulaban para el premio 2016. Intenté imaginar a cada una en el proceso de recibir un consultor, y también entendí de dónde podía haber salido las informaciones. Tener estos documentos me permitió comprender de forma mucho más clara el proceso, los aspectos que se evaluaban y que debía tener en cuenta a la hora de revisarlos.  

No existían instrucciones claras para la revisión de estos documentos. En mi caso, los debía revisar desde la experiencia de la aplicación y operatividad del premio. En ese sentido, cada vez que leía sobre una nueva organización me preguntaba: “¿Qué tanta capacidad para mejorar y fortalecerse tienen?”, “¿Qué tan importante es para ellos en este momento fortalecerse?” o “¿Tendrán el equipo y la capacidad para hacerlo en los próximos dos años?” Todas estas eran preguntas que nosotros nos hicimos hace un año y que eran esenciales para saber si podíamos o no manejar la responsabilidad de este premio.

El día del Panel

Durante mi vuelo de Lima a Londres, estuve organizando toda la información que tenía en mi cabeza sobre las organizaciones en algunos cuadros simples que me permitieran recordar rápidamente la información.  Primero por temática, luego simplemente haciendo un resumen y al final hice dos columnas: una con los aspectos positivos y otros con aquellos que eran negativos o tenía dudas. No tenía muy claro como iba a ser el panel y quería estar lista para poder aportar de la forma más constructiva posible.

El día del Panel fue fantástico. Cada persona que participaba estaba ahí por ser experto en un tema. Desde el monitoreo hasta las finanzas, los recursos humanos y la participación de la comunidad en los programas sociales. Cada aspecto había sido tomado en cuenta. La discusión comenzó tomando cada caso y haciendo lo mismo que había hecho días antes en un avión: lista de pros y contras. Había que ser minucioso, preguntarse si efectivamente eran organización sobresalientes, pero también si el premio iba a realmente tener un impacto en su futuro y la forma en la cual implementaban sus estrategias.

Este fue un día no solo de mucho aporte, sino esencialmente de mucho aprendizaje. Y de aprender a ver los distintos aspectos de una organización en su conjunto y nunca por separado, recordando siempre que la organización son más que sus resultados y deben tomarse en cuenta la forma en la cual hacen las cosas, a quienes ponen a contribución y que tan claros están sobre lo que desean lograr. Esta experiencia, que permitió escoger a organizaciones extraordinarias en América Latina, me permitió también recordar la enorme responsabilidad que tenemos todos los que trabajamos en temas de desarrollo de siempre hacer lo mejor posible, no solo en nuestras acciones pero también en la forma en la cual trabajamos, y la forma en la cual construimos nuestras organizaciones.

Espero que las nuevas organizaciones que se unen al premio este año puedan fortalecerse tanto como siento que lo hemos hecho nosotros y que descubran, así como lo hicimos nosotros hace un año, que trabajar con estrategia y planificación es esencial si queremos ser mejores en el futuro.
 

Photo: Paco Chuquiure/Stars Foundation